Digitale Finanzbuchhaltung

Bisheriger Prozess der papierbasierten Finanzbuchhaltung

Diese Vorgehensweise birgt für Unternehmen oft verschiedene Nachteile: Die Originalbelege sind im Zeitraum der Bearbeitung durch den Steuerberater nicht im Unternehmen verfügbar, Auswertungen zur Finanzbuchhaltung liegen meist erst einige Wochen nach Monatsende vor und im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt müssen sämtliche Papierbelege erneut physisch bereitgestellt werden. Digital verfügbare Belege werden zusätzlich ausgedruckt, um die Vollständigkeit des Pendelordners zu gewährleisten. Nach Verbuchung erfolgt die Ablage im Unternehmen. Bei dieser sind die Originalbelege zu archivieren, das heißt sowohl die digitalen Belege auf einem auch über Jahre hinweg lesbaren Speichermedium als auch die Papierbelege in einem klassischen Archiv.

Prozess der digitalen Finanzbuchhaltung

Die Umstellung auf eine digitale Zusammenarbeit im Bereich der Finanzbuchhaltung vereinfacht und beschleunigt die Prozesse erheblich und bietet Unternehmern einen anhaltenden Mehrwert. Die Belege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) werden je nach Form des Posteingangs digitalisiert, d.h. gescannt oder per Mobiltelefon abfotografiert oder sofern der Beleg schon in digitaler Form vorliegt (z.B. per E-Mail oder in einem Portal) direkt in DATEV Unternehmen online hochgeladen und damit an den Steuerberater weitergeleitet. Die Belege werden dort digital ausgelesen und die Informationen stehen anschließend für den Zahlungsträger für Überweisungen bereit. Die Buchführung erfolgt kontinuierlich nach der Bereitstellung der Belege und die Auswertungen stehen schneller zu Verfügung. Mit jedem Buchungssatz wird der entsprechende digitalisierte Beleg verknüpft. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Papierbelege vernichtet und alle Belege digital archiviert werden (siehe hierzu: Ersetzendes Scannen).

Unser Angebot umfasst:

  • Durchführung des Bank- und Belegbuchens
  • Führung des elektronischen Kassenbuchs
  • Durchführung des Zahlungsverkehrs
  • Übernahme des Mahnwesens

Vorteile der digitalen Finanzbuchhaltung mit DATEV Unternehmen online:

  • Vermeidung von Ressourcenverschwendung durch das Ausdrucken digitaler Belege
  • Beschleunigung des Prozesses, durch Wegfall der Prozessschritte „ Zusammenstellen und Versand des Pendelordners“ und „Auflösen des Pendelordners und Archivierung“ nach Bearbeitung durch den Steuerberater.
  • Zeitnahe Buchungen der Geschäftsvorfälle und Verknüpfung der digitalen Belege mit den jeweiligen Buchungssätzen. Dies erleichtert insbesondere die Vorbereitung von Betriebsprüfungen.
  • Revisionssichere Archivierung der digitalen Belege
  • Reduzieren der eigenen Archivkosten bzw. Freiwerden von Flächen für andere Nutzung im Unternehmen
  • Auslesen der Daten für den Zahlungsvorschlag

Video: Digitale Zusammenarbeit in der Finanzbuchführung

Verabschieden Sie sich vom Belege sortieren: Sehen Sie im Video, wie Sie vom digitalen Belegaustausch mit Ihrem Steuerberater über DATEV Unternehmen online profitieren.
Weitere Informationen finden Sie unter http://www.datev.de/unternehmen-online