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FAQ zur E-Rechnung ab 2025

Wen betrifft die kommende E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Einführung einer E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für den B2B-Bereich (Business-to-Business) beschlossen. Damit soll der Umsatzsteuerbetrug in Deutschland bekämpft werden. 


Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, bei der Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDF werden die Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Dies ermöglicht eine durchgängig digitale Verarbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge. Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht.


Welche Vorteile hat eine E-Rechnung gegenüber einer Papierform?

Eine E-Rechnung bietet gegenüber einer Papierrechnung folgende Vorteile:

  • Zeit- und Ressourcenersparnis: Bei der E-Rechnung entfallen manuelle Prozesse wie Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden. Dies spart Zeit und Kosten.
  • Schnellere Verarbeitung und pünktlichere Zahlung: E-Rechnungen können vom Empfänger direkt in das Buchhaltungssystem übernommen und automatisch verarbeitet werden. Dies führt zu kürzeren Durchlaufzeiten und einer schnelleren Bezahlung.
  • Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Rechnungen werden digital gespeichert und sind jederzeit auffindbar, auch bei Urlaub oder Krankheit.
  • Positive Umweltbilanz: E-Rechnungen sparen Papier, Toner und Transportwege.
  • Geringere Kosten: Mit E-Rechnungsprozessen können Sie effektiv sparen, da die Kosten für Papier, Kuverts, Druck und Porto komplett entfallen.

Was muss eine E-Rechnung alles enthalten?

Die E-Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
  • Beschreibung der Dienstleistung
  • Bankverbindung
  • Zahlungsbedingung
  • Rechnungsbetrag

Durch die Einhaltung dieser Vorgaben stellen Unternehmen sicher, dass ihre elektronischen Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und den Vorsteuerabzug beim Kunden ermöglichen.


Welche Dateiformate entsprechen den Anforderungen, die an eine E-Rechnung gestellt werden?

Die XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Formate für die E-Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Dateien, die strukturierte Daten enthalten, sind z. B. über die Kürzel „xml“, „edi“, „csv“ oder „json“ zu erkennen. Enden die Dateien z. B. auf „docx“, „doc“, „pdf“, „tif“ oder „jpeg“, handelt es um unstrukturierte oder nur teilstrukturierte Datensätze. Eingescannte Papierrechnungen und PDF-Rechnungen sind deshalb keine elektronischen Rechnungen im hier beschriebenen Sinne. Denn: Die Rechnungsinformationen liegen hier nicht strukturiert vor, sodass sie nicht einfach automatisch ausgelesen und verarbeitet werden können.


Ist PDF eine E-Rechnung?

Nein, ist die kurze Antwort. Erklärung: eine PDF-Rechnung wird zwar in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, jedoch handelt es sich dabei nur um eine digital repräsentierte, bildliche Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Fokus bei PDF-Rechnungen liegt rein auf der papierähnlichen visuellen Darstellung des Rechnungsinhalts. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen manuell oder über Zusatzsysteme in die Buchhaltungssoftware übertragen werden.

Die PDF-Rechnung steht exemplarisch für eine bildhaft dargestellte Rechnung. Auch andere Formate wie ".tif", ".jpeg" oder ".docx" eignen sich nur für eine rein visuelle Darstellung, nicht aber für eine elektronische Weiterverarbeitung.
Solche bildbasierten Rechnungsformate können daher keine Grundlage für eine elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der E-Rechnungsverordnung sein. 


Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Neuregelung bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025ausnahmslos alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen (dies gilt auch für Unternehmer, die selbst nur steuerfreie Leistungen erbringen).

Der Versand von E-Rechnungen wird ab dem 1. Januar 2025 ebenfalls grundsätzlich für alle Unternehmen zur Pflicht, allerdings gibt es dafür Übergangsregelungen.:

  • So dürfen bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen jedoch nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
  • Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
  • Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

Wofür gilt keine E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und Fahrausweise.

Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt deren Zustimmung Voraussetzung für die elektronische Rechnungstellung.


Konkret, was müssen Unternehmen tun zur Vorbereitung?

Da ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten und – wahlweise – zu versenden, ist zu prüfen, ob die derzeit im Unternehmen verwendete Rechnungssoftware das unterstützt. Unter einer E-Rechnung versteht der Gesetzgeber dabei eine Rechnung, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Formate für die E-Rechnung, die dieser Norm entsprechen. 


Gängige Rechnungssoftware-Anwendungen bieten dafür folgende Lösungen an:


Was bedeutet das für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater?

Auch bisher schon konnten über die Plattform DATEV Unternehmen online Belege, die in digitaler Form vorlagen (z. B. per E-Mail oder in einem Portal) direkt hochgeladen und auf diese Weise an den Steuerberater weitergeleitet werden. In DATEV Unternehmen online ist das automatische Auslesen von XRechnungen und von ZUGFeRD-Rechnungen implementiert. In Zukunft können somit alle elektronischen Eingangs- und Ausgangs-Rechnungen, die Sie empfangen und die Sie versenden, direkt digital ausgelesen werden und stehen anschließend für die Weiterverarbeitung bereit, wenn DATEV Unternehmen online für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater genutzt wird. Das Ausdrucken digitaler Belege und eine anderweitige Übermittlung an den Steuerberater entfällt dann.

DATEV Unternehmen online ist eine Plattform für die digitale Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bei der Erstellung der Buchführung und der Lohnabrechnung. Auf dieser Seite zeigt DATEV Ihnen, welche Einsatzmöglichkeiten DATEV Unternehmen online speziell für Sie als Unternehmer bietet: Digital zusammenarbeiten in der Cloud (datev.de)

 

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DATEV-Leitfaden zur Einführung der E-Rechnung in Unternehmen

Die DATEV hat speziell für Unternehmen einen Leitfaden erstellt, wie die Einführung der E-Rechnung in Unternehmen gelingt.

Download direkt bei DATEV: 
Leitfaden: So gelingt die Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen