Ersetzendes Scannen

Die Ablage und Aufbewahrung von Papierbelegen in Belegordnern zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist bislang bei Unternehmen und Selbständigen die Regel. Da gleichzeitig aber der Wunsch nach einer einfachen Auffindbarkeit und Verfügbarkeit der Belege besteht, werden Beleg häufig zu diesem Zweck bereits digitalisiert oder liegen schon per se in digitaler Form vor. Der Prozess hin zu einer sicheren Archivierung oder einer Schnittstelle zum Steuerberater ist jedoch oftmals nicht hinreichend definiert. So sammeln sich trotz der digitalen Verfügbarkeit des Abbilds der Originalbelege weiterhin die Belegordner. Dies kostet Platz, der häufig besser genutzt werden könnte. Durch das sogenannte „ersetzende Scannen“ werden die eingescannten Belege zum Originalbeleg und die Papierbelege müssen nicht länger aufbewahrt werden.

Voraussetzung für das ersetzende Scannen ist eine individuelle Verfahrensdokumentation, in der die Arbeits- und Scanprozesse vom Eingang über den Scanvorgang bis hin zur Vernichtung des Papierbeleges definiert und festgehalten werden. Darüber hinaus wird eine geeignete Archivierungssoftware mit einem revisionssicheren Archiv für eine unveränderbare Speicherung der Belege benötigt.

Unser Angebot umfasst:

  • Unterstützung bei der Erstellung einer individuellen Verfahrensdokumentation basierend auf der Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV)
  • Bereitstellung einer geeigneten Archivierungssoftware

Vorteile des ersetzenden Scannens:

  • Die Belege sind überall und jederzeit verfügbar
  • Schnelle Auffindbarkeit durch einfache Suchfunktion
  • Originalbelege müssen nicht in Papierform aufbewahrt werden
  • Es werden keine Archivflächen mehr benötigt
  • Sichere und für Zwecke der Betriebsprüfung anerkannte Archivierung

Video: Ersetzendes Scannen mit DATEV Unternehmen online

Durch das Ersetzende Scannen müssen Sie originale Buchungsbelege zukünftig nicht mehr in Papierform aufbewahren. Mit dem Video wird Ihnen gezeigt, unter welchen Voraussetzungen Sie die Originalbelege nach dem Scannen vernichten können.